2 posts tagged with "quy định"

Mỗi nhân sự khi công tác tại Gcalls đều cần phải nắm một số quy định quan trọng liên quan thời gian làm việc, lịch họp định kỳ cũng như các thông tin khác để chúng ta phối hợp tốt với nhau.

I. Đối tượng cần đọc​

• Tất cả bộ phận và vị trí

II. Thời gian làm việc ​

(Áp dụng cho vị trí làm toàn thời gian tuỳ hợp đồng: Full-time, Thử việc, Intern, CTV)

• Tổng giờ làm việc theo quy định: 42h/tuần
• Trong đó giờ làm cố định: thứ 2 đến thứ 6 từ 8h30 đến 17h00, nghỉ trưa 11h30 - 13h00 (35 tiếng làm việc cố định/tuần). 
• Với 07 giờ còn lại, NLĐ chủ động sắp xếp các thời gian khác trong tuần để bổ sung đủ số giờ làm theo yêu cầu là 42h hoặc theo ca trực được phân công.
• Riêng đối với bộ phận kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, Fanpage admin, trưởng bộ phận có thể phân công ca trực luân phiên vào thứ 7 và Chủ nhật.
• Trường hợp NLĐ bận việc đột xuất - đi trễ cần xin phép quản lý trực tiếp.

III. Họp định kỳ​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

1. Họp giao ban hàng tuần​

• Lịch 1: Hàng tuần, mỗi bộ phận cần họp giao ban vào thứ 2 (từng bộ phận có thể có thay đổi riêng dựa vào sắp xếp của trưởng bộ phận)
• Nội dung họp 1: Tình hình task tuần trước và danh sách task tuần mới
• Cần chuẩn bị trước buổi họp 1: 

(i) Cập nhật trạng thái task tuần trước đầy đủ vào file tracking task

(ii) Các file output nếu có

(iii) Danh sách các task dự định làm trong tuần mới

• Deadline chuẩn bị 1: Trước ngày thứ 2 hàng tuần
• Lịch 2: Hàng tuần, mỗi bộ phận cần họp thống kê metric hiệu suất làm việc vào giữa hoặc cuối tuần (từng bộ phận có thể có thay đổi riêng dựa vào sắp xếp của trưởng bộ phận)
• Nội dung họp 2: Thống kê các metric và output theo cá nhân, bộ phận của tuần trước
• Cần chuẩn bị trước buổi họp 2: 

(i) Thống kê số liệu theo template

(ii) Cập nhật trạng thái task trọng tâm của tháng/quý/năm, lên task trọng tâm của tuần tiếp theo

• Deadline chuẩn bị 2: Trước ngày họp

2. Họp hàng tháng​

• Lịch: Hàng tháng, mỗi bộ phận cần họp tổng kết tháng, thông thường vào tuần đầu tiên của tháng mới.
• Nội dung họp: Tổng kết performance của tháng và định hướng các task quan trọng trong tháng mới 
• Cần chuẩn bị trước buổi họp: 

(i) Cập nhật trạng thái task tháng trước đầy đủ vào file tracking task

(ii) Bài học kinh nghiệm của tháng, những gì ĐÃ và CHƯA hài lòng

(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong tháng mới

• Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của tháng

3. Họp hàng quý​

3.1. Họp bộ phận​

• Lịch: Hàng quý, mỗi bộ phận cần họp tổng kết quý, thông thường vào tuần đầu tiên của quý mới.
• Nội dung họp: Tổng kết performance của quý và định hướng các task quan trọng trong quý mới 
• Cần chuẩn bị trước buổi họp: 

(i) Tổng kết KPI hoặc metric đo hiệu quả (tương ứng với từng bộ phận)

(ii) File tổng kết danh sách task đã và chưa hoàn thành trong quý. Đề xuất của bản thân với những task chưa hoàn thành 

(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong quý mới

• Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của quý

3.2. Họp công ty​

• Lịch: Hàng quý, toàn công ty sẽ họp tổng kết quý, thông thường vào tuần đầu tiên của quý mới.
• Nội dung họp: Tổng kết performance của quý trước, review lại tiến độ của kế hoạch năm và định hướng các task quan trọng trong quý mới của toàn công ty
• Cần chuẩn bị trước buổi họp: 

(i) Thành tích và thử thách trong quý qua của bản thân

(ii) Một bài học (liên quan hoặc không liên quan công việc) mình đã học được và muốn chia sẻ cho mọi người

(iii) Một No-Fail-Goal cá nhân (không liên quan đến công việc) mình muốn thực hiện thành công trong quý. 

• Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của quý

4. Họp hàng năm​

4.1. Họp bộ phận​

• Lịch: Hàng năm, mỗi bộ phận cần họp tổng kết năm, thông thường vào tuần đầu tiên của năm
• Nội dung họp: Tổng kết performance của năm và định hướng các task quan trọng trong năm mới 
• Cần chuẩn bị trước buổi họp: 

(i) Tổng kết KPI hoặc metric đo hiệu quả (tương ứng với từng bộ phận)

(ii) File tổng kết danh sách task quan trọng đã và chưa hoàn thành trong năm. Đề xuất của bản thân với những task chưa hoàn thành 

(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong năm mới

• Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của năm

4.2. Họp công ty​

• Lịch: Hàng năm, toàn công ty sẽ họp tổng kết năm, thông thường vào tuần cuối của năm hoặc những tuần đầu tiên của năm mới.
• Nội dung họp: Tổng kết performance của năm và định hướng cho năm mới
• Cần chuẩn bị trước buổi họp: 

(i) Thành tích và thử thách, những gì hài lòng và chưa hài lòng

(ii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong năm mới

• Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của năm

IV. Quy trình chấm công​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

• Mattermost: Mỗi cá nhân khi làm việc ở Gcalls cần thực hiện việc check-in vào mỗi buổi sáng trước giờ làm việc và thực hiện check out vào mỗi buổi chiều khi đã kết thúc công việc ở Mattermost - Kênh giao tiếp nội bộ của công ty. Các kênh Mattermost mặc định tham gia cho tất cả vị trí:

(i) Newbie guide

(ii) Check in/Check out

• TeamLogger: Ngoài ra, mỗi người cần sử dụng phần mềm TeamLogger để tracking thời gian hằng ngày cho các Project được phân và nhóm Task con của Project

V. Cơ sở tính lương​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

• Cơ sở tính lương cho người lao động: Căn cứ vào thời gian làm việc tại bảng chấm công.
• Tiền lương tháng = (Tiền lương chính + Phụ cấp, trợ cấp nếu có) : số ngày làm việc của tháng x số ngày làm việc thực tế.

VI. Thanh toán lương​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

Lương hàng tháng sẽ được chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của từng nhân viên và được chi trả vào ngày 10 hàng tháng (ví dụ ngày 10/07/2021 sẽ phát lương cho kỳ lương tháng 06/2021).

VII. Tài khoản truy cập nội bộ và trách nhiệm bảo mật​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

• Mỗi cá nhân tuỳ vị trí sẽ được cấp và phân quyền sử dụng các tài khoản truy cập nội bộ như: Email, Mattermost, tổng đài Gcalls, Drive, các tài khoản truy cập hệ thống kỹ thuật v.v. 
• Mỗi thành viên cam kết: không tìm cách xâm nhập, tìm hiểu thông tin của công ty không liên quan đến công việc, lĩnh vực của mình đang phụ trách. Không được cung cấp thông tin của công ty cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài hoặc bên thứ 3 khi chưa có sự phê duyệt của công ty. Trường hợp tiết lộ thông tin gây ảnh hưởng đến uy tín, lợi ích kinh doanh của công ty, nhân sự sẽ chịu hình thức xử lý của công ty hoặc có thể chịu trách nhiệm trước pháp luật. Khi sử dụng email hay tổng đài Gcalls, bạn đang là đại diện cho Công ty, vì vậy không được sử dụng cho mục đích cá nhân hay làm tổn hại đến danh dự Công ty.

VIII. Truyền thông và mạng xã hội​

(Áp dụng cho tất cả vị trí) 

Là một thành viên của Gcalls, công ty mong muốn mỗi thành viên cũng sẽ là một đại diện thương hiệu. Vì vậy, trên tất cả phương tiện giao tiếp hoặc bất kỳ loại nội dung nào trên internet, bao gồm blog, nhật ký, trang web cá nhân, mạng xã hội, trang web trung gian, diễn đàn, diễn đàn chuyên đề hoặc các ứng dụng trò chuyện online cũng như bất cứ hình thức giao tiếp nào khác, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có trách nhiệm bảo vệ hình ảnh của Công ty và tập thể.

IX. Kỷ luật lao động​

(Áp dụng cho tất cả vị trí)

Tại Gcalls, chúng ta cùng nhau xây dựng một tập thể cùng nhau tiến bộ, học hỏi từ sai lầm và luôn hướng đến giải pháp để làm tốt hơn, thay vì trách phạt và kỷ luật. 

Trong một số trường hợp, các hình thức kỷ luật sẽ được cân nhắc áp dụng tùy theo mức độ nghiêm trọng và thường xuyên của sự việc: 

• Vi phạm nhẹ và ít tái phạm: đánh giá và nhắc nhở. 
• Vi phạm lỗi ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và hình ảnh công ty: viết bản kiểm điểm và áp dụng mức phạt tùy trường hợp (nếu có). 
• Vi phạm thường xuyên và không có nỗ lực cải thiện: tùy theo mức độ ảnh hưởng đến tập thể và tình hình kinh doanh của công ty, chấm dứt hợp đồng lao động và áp dụng bồi thường tùy trường hợp (nếu có).

X. Đọc thêm​

Cách tư duy Handbook-first đóng vai trò rất quan trọng đối với vận hành của cong ty. Mặc dù nó có thể khiến chúng ta tiêu tốn khá nhiều thời gian lúc ban đầu để xây dựng và cập nhật tài liệu, nhưng việc cố ý viết ra và hệ thống hóa các quy trình nghiệp vụ và kiến thức sẽ mang lại rất nhiều lợi ích về lâu dài. Ngược lại, trì hoãn việc này sẽ gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn, bất đồng bộ, lặp lại công việc và giao tiếp, cản trở sự phát triển trên toàn diện.

I. Một số thuật ngữ​

• Handbook-first: Tại Gcalls, chúng ta hiểu wiki là ghi chép tài liệu. Tuy nhiên, chúng ta cần tiếp cận từ này với nghĩa sâu xa hơn. Việc ghi chép tài liệu nên được thực hiện trước tiên, tức là handbook-first (hay wiki-first), theo cách có cấu trúc và tổ chức, trước khi được thông báo và phổ biến đến người khác. (Ví dụ: Ghi lại giải pháp trước, sau đó thông báo qua kênh chat hoặc email.)
• Single source of truth: Mục tiêu của cách tiếp cận handbook-first không phải là tạo ra văn hóa ghi chép chỉ vì mục đích ghi chép. Mà là, nó sẽ giúp ta tạo ra một môi trường nơi các thông tin và giải pháp hoàn toàn mới được ghi lại trong handbook - nơi tất cả mọi người đều có thể truy cập chung - trước khi phổ biến. Handbook sẽ là nơi chứa các tài liệu chính thức được cập nhật mới nhất và duy nhất, thay vì cách tổ chức có nhiều dị bản và nằm ở nhiều nơi lưu trữ khác nhau. Nghĩa là, handbook chính là single source of truth - nguồn thông tin chính thống và duy nhất.

Mỗi thành viên trong công ty phải tiếp cận tài liệu theo cùng một cách và đóng góp cho tài liệu công ty với cùng một tư duy như trên.

II. Tại sao phải handbook-first?​

Ở những công ty mới thành lập, chúng ta thường không có thói quen xây dựng tài liệu. Khi ấy, số lượng nhân sự chưa nhiều, việc thông báo cho mọi người thông qua các cuộc họp, chat hoặc chuỗi email là khả thi và nhanh chóng.

Tuy nhiên, về lâu dài, cách tiếp cận này ngày càng trở nên có hại. Khi công ty mở rộng quy mô, nhu cầu về tài liệu tăng lên, đi kèm với rủi ro và chi phí lớn nếu chúng ta không thực hiện việc wiki.

Wiki hiếm khi được chúng ta đặt ngang hàng với các chỉ số như doanh số bán hàng và tỷ lệ giữ chân khách hàng trong những năm hình thành của công ty. Bởi nhìn ngắn hạn, nó không giúp ích nhiều trong việc giúp công ty phát triển. Tuy nhiên, về lâu về dài, dự khác biệt giữa một công ty có bộ tài liệu được xây dựng tốt và một công ty không có thói quen wiki là rất rõ ràng.

Một tổ chức ưu tiên việc wiki là nơi mà mỗi nhân sự đều được hưởng lợi từ việc có một nguồn sự thật duy nhất (single source of truth) để dựa vào. Loại tổ chức này có thể hoạt động cực kỳ hiệu quả. Trong khi đó, một tổ chức không đặt nhiều nỗ lực vào công tác wiki sẽ lãng phí nguồn lực khi các nhân sự đều phải hỏi đi hỏi lại các thông tin giống nhau liên tục, tạo ra một vòng lặp phức tạp gồm các lần gián đoạn, các cuộc họp và chuyển giao kiến thức kém hiệu quả.

III. Hãy ngừng truyền đạt thông tin và hướng dẫn nội bộ qua kênh Chat​

Chat là nền tảng nhắn tin tức thời, thật nhanh và tiện để giao tiếp qua đó. Tuy nhiên, nó có thể gây bất lợi lớn và tạo ra một nền văn hóa thiếu sự đồng bộ thông tin.

Nếu chúng ta có thể tìm kiếm lịch sử tin nhắn của mình để cập nhật về một thông tin nào đó, thì chúng ta sẽ không có động lực để ghi chép lại thông tin ở một nơi mà mọi người có thể truy cập được. Điều này tạo ra những lỗ hổng lớn về kiến thức và chia rẽ hơn nữa sự giao tiếp, liên kết và hiểu biết trong toàn tổ chức. Bởi Handbook khi đó sẽ không phải là nơi duy nhất chứa các thông tin và hướng dẫn. Thay vào đó, các chỉ dẫn hay thông tin sẽ nằm rời rạc ở nhiều nơi một cách thiếu tổ chức, từ handbook, kênh chat, đến các lưu trữ khác (Drive, Dropbox...).

IV. Kết luận​

Qua bài viết này, hi vọng bạn đã hiểu một số cách tư duy mà công ty cần ở bạn để đóng góp vào việc xây dựng một công ty vận hành hiệu quả với nguồn thông tin chính thống và duy nhất.

Handbook và mỗi tài liệu sẽ luôn được phát triển và cập nhật liên tục. Một bài viết trong tài liệu được viết xong không có nghĩa nó đã được hoàn thành. Chúng ta sẽ luôn cần cập nhật các nội dung theo thời gian.

V. Đọc thêm​

1. Handbook structrue and style guide
2. How to document